Tilintarkastaja vaihto-omaisuusinventoinnissa

Tilintarkastajan osallistuminen vaihto-omaisuusinventointiin tilinpäätöksen yhteydessä on verrattain uusi ilmiö. Käytäntö on kuitenkin vakiintunut, koska sitä edellytetään nykyään ISA-standardien mukaisessa tilintarkastuksessa. Aihe herättää toisinaan kysymyksiä asiakkaiden puolelta. Miksi tilintarkastaja on mukana inventoinnissa? Miten tilintarkastaja käytännössä osallistuu inventointiin? Entä mitä käytännön järjestelyjä asiakkaan puolelta vaaditaan?

Vaihto-omaisuus on keskeinen taloudellinen tekijä yrityksen taseessa. Se edustaa yrityksen omaisuutta, joka on tarkoitettu myytäväksi tai jalostettavaksi. Vaihto-omaisuuden tehokas hallinta on olennainen osa yrityksen toiminnan suunnittelua ja kannattavuutta.

Yrityksen varasto käsittää tavarat, jotka ovat valmiina myytäväksi. Varasto voi sisältää myös keskeneräisiä tuotteita. Esimerkiksi teollisuudenalan yrityksellä varasto voi sisältää raaka-aineita, valmiita ja puolivalmiita tuotteita, kuten rakennusmateriaaleja ja koneenosia. Kaupan alalla keskitytään kuluttajalle suoraan suunnattuihin tuotteisiin, joissa voi olla hyvinkin nopea varastokierto.

Tehokas vaihto-omaisuuden hallinta on olennaista liiketoiminnan menestyksen kannalta

Vaihto-omaisuuden asianmukainen hallinta auttaa yritystä optimoimaan varojensa käytön ja varmistamaan, että yritys pystyy vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin ja saavuttamaan taloudellista kannattavuutta.

• Inventointi antaa kuvan vaihto-omaisuuden todellisesta suuruusluokasta.
• Tuloslaskelman kautta se vaikuttaa myös yhtiön verotettavaan tuloon.
• Viimeistään tilinpäätöksen yhteydessä tehdään aina vaihto-omaisuusinventointi, mutta inventointeja tehdään joillakin aloilla myös useammin.
• Inventointi auttaa hahmottamaan liiketoimintaa pitkällä tähtäimellä, hallitsemaan varastointikuluja ja tunnistamaan hävikin.
  

Yrittäjän on hyvä muistaa, että tarkastuskäynti on osa hyvää tilintarkastusprosessia, jolle on olemassa tiukat standardit ja laadunvalvonta. Vaihto-omaisuuden varmentaminen on normaaliin tarkastustyöhön sisältyvä rutiini, ei ylimääräistä lisätyötä.

Oletusarvo meillä JTT:llä asiakkaidemme suhteen on se, että vaihto-omaisuus on, mitä sen on ilmoitettukin olevan. Inventointikäynnillä varmennetaan vaihto-omaisuuden olemassaoloa, toisin sanoen saadaan evidenssi.

Kuinka inventointi etenee?

Inventointikäynti sovitaan yhdessä yrittäjän kanssa; sen ajankohta ja kuka paikan päällä on läsnä. Vaihto-omaisuusinventointiin osallistuminen ajoittuu yleensä tilikauden viimeiseen päivään, jotta inventoituun varastoon ei olisi ehtinyt tulla muutoksia esimerkiksi myynnistä ja/tai uusista ostoista johtuen. Mikäli tuona päivänä ei voida osallistua, ja eroja on ehtinyt muodostua, tilintarkastaja pyytää nähtäville erotuksesta aiheutuneita myynti- ja ostolaskuja.

Inventaarioissa käy JTT:ltä niin päävastuullisia kuin assistenttejakin, mutta lopputulos on yhtä pätevä ja virallinen, vaikka päävastuullinen tilintarkastaja ei olisikaan se, joka inventoinnin suorittaa.

Yksinkertaisuudessaan inventointiprosessiin kuuluu:

• Varaston tuotteiden laskeminen ja kirjaaminen ylös tuotekohtaisen listauksen perusteella, minkä pohjalta tehdään arvostus kirjanpitoon. Lisäksi inventointiin osallistuja (tilintarkastaja tai assistentti) haastattelee asiakasta selvittääkseen yhtiön vaihto-omaisuusprosessin vaiheet.
• Ennen inventointia eritellään tuotekannasta alustavat selvitykset varastolistaukseen, mikäli sellainen on saatu etukäteen.
• Myös edellisen vuoden tilinpäätöksestä voidaan saada vihjeitä siitä, mitä kaikkea inventointiprosessissa tulee vastaan, ja kuinka laajasta kokonaisuudesta on kyse.
  
  

Tilintarkastaja tekee inventoinnissa esimerkiksi pistokokeita, jos inventoitavaa materiaalia on vaikea todentaa tarkkoina kappalemäärinä (esimerkiksi suuret erät raaka-ainetta tai jatkojalostamattomia tuotteita). Komponenteissa tai muissa yksittäisissä artikkeleissa oleelliset viivakoodit ja sarjanumerot helpottavat inventointia.

Usein myös yrittäjät itse ovat paikalla inventoinnissa. Varastointipaikassa lasketaan heidän kanssaan tarvittavat tuotteet, ja tehdään muistiinpanot. Käynnin jälkeen tilintarkastaja suorittaa loppudokumentaation työpapereille.

Hyvä varastonhallinta nopeuttaa kaikkien työtä

Vaihto-omaisuusinventointia helpottaa huomattavasti, kun varastojen hallinta ja logistiikka on valmiiksi hoidettu hyvin. Yrityksillä on myös omia vaihto-omaisuusjärjestelmiään, joiden avulla saldoa voidaan tarkastella reaaliajassa ja optimoida varastoa kysynnän mukaiseksi, mutta tällainen järjestelmä ei vielä itsessään riitä todentamaan, että kyseiset materiaalit tai tuotteet todella ovat olemassa.

"Ajantasaisen vaihto-omaisuuden hallinnan hyödyt liiketoiminnalle ovat kuitenkin kauaskantoiset. "

Ajantasaisen vaihto-omaisuuden hallinnan hyödyt liiketoiminnalle ovat kuitenkin kauaskantoiset. Hintojen kehitystä ja tuotteiden kysyntää seuraamalla on helpompi arvioida toiminnan kannattavuutta suhteessa varastoitaviin määriin. Silloin havaitaan tuotteet, jotka eivät liiku, tai joiden kysyntään puolestaan täytyy varautua. Näin pystytään paremmin vastaamaan esimerkiksi tuotemenekin kausivaihteluihin.

Milloin yhteys tilintarkastajaan?

Tilintarkastaja aloittaa keskustelut yrittäjien kanssa inventoinnista jo hyvissä ajoin ennen tilinpäätöstarkastusta. Tilintarkastajan kutsuminen paikan päälle inventointiin ei ole yrittäjän vastuulla, vaan asia otetaan kyllä puheeksi meidän puoleltamme jo hyvissä ajoin. Tässä vaiheessa kannattaa jo kysyä mistä vain aiheesta, joka askarruttaa mieltä inventoinnin suhteen.

Jos haluat kysyä lisää vaihto-omaisuuden inventoinnista yritystäsi koskien, ota yhteyttä. Meidät saat helpoiten kiinni lomakkeella osoitteessa: www.jtt.fi/yhteystiedot