Pienen tai suuren osakeyhtiön ja esimerkiksi yhdistyksen tilintarkastus askarruttaa monia. Tässä artikkelissa keskitymme yhtiön tilintarkastukseen: mitä siihen kuuluu ja milloin tilintarkastus on suoritettava. Entä kuinka tilintarkastusprosessi on muuttunut vuosien mittaan – ovatko paperimapit teilläkin jo historiaa?

JTT:n asiakaskuntaan kuuluu useiden eri toimialojen yrittäjiä, joiden intohimona on työssään oman yrityksen toiminta ja kehitys. Kirjanpito ja taloudellisen tilanteen seuranta on liiketoiminnan kannalta keskeinen osa, mutta usein käsitys esimerkiksi pienen osakeyhtiön tai yhdistyksen tilintarkastuksesta kaikkine toimenpiteineen ja sääntöineen jää pintapuoliseksi, sillä työaikaa täytyy käyttää tehokkaasti myös monenlaiseen muuhun tekemiseen. 

Usein asiakkaamme haluavat kuitenkin tietää lisää tilintarkastusprosessista. Jos yritys on esimerkiksi kasvanut niin, että tilintarkastusvelvollisuuden rajat ovat ylittyneet, halutaan ottaa selvää, mitä kaikkea itse tarkastus pitää sisällään. Tässä blogitekstissä kerromme, milloin tilintarkastus on suoritettava, käsittelemme tilintarkastusta yleisesti monine vaiheineen sekä sivuamme lopuksi hieman myös sitä, miten tilintarkastus on muuttunut vuosien aikana. 

Tilintarkastuksella tarkoitetaan niitä lakisääteisiä toimenpiteitä, joilla varmistetaan, että yhtiön kirjanpito, tilinpäätös ja hallinto antavat olennaisesti oikean ja riittävän kuvan harjoitetusta toiminnasta sekä taloudellisesta asemasta. Tämä koskee siis tarpeeksi suuria yhtiöitä ja poissulkee pienemmät yritykset, joiden kokoraja ei lain mukaan ylity. Tilintarkastusvelvollisuus on siis vain ns. suuremmilla yhtiöillä, mutta tilintarkastuksen voivat tehdä vapaaehtoisesti myös pienemmätkin yhtiöt.

Lähtökohtaisesti kaikissa tilintarkastusyhteisöissä asiakkaiden tilintarkastusta tehdään useamman henkilön voimin tiimeissä – työtehtäviä jaotellaan tilintarkastajien, assistenttien, asiantuntijoiden ja harjoittelijoiden välillä työkokemuksen ja asiakasyrityksen koon mukaan. Termillä tilintarkastusyhteisö viitataankin siihen, että auktorisoituja tilintarkastajia täytyy olla yrityksessä tarvittava määrä. Yhteisöstä kuka tahansa auktorisoitu tilintarkastaja voi olla päävastuullinen tilintarkastaja, ja heistä kuka vain voi vaikkapa sairastapauksessa ottaa vetovastuun tarkastustyössä. 

Päävastuullinen tilintarkastaja on siis aina mukana avustamassa työkavereita. Työtä ei tarvitse tehdä yksin. Useamman henkilön yhteistyö tehostaa ja nopeuttaa käytännön työtä huomattavasti. 

Yhtiön tilintarkastuksessa noudatetaan tilintarkastuslain sekä ISA-standardien mukaisia tarkkoja ohjeistuksia koskien sitä, mitä tehtäviä työhön kuuluu. Laki ja kansainväliset standardit tarjoavat siis ne raamit, joiden mukaan käytännön työtä tehdään. Samoja ohjeistuksia tulee noudattaa yhtiön tilintarkastuksessa koosta riippumatta. Jokainen yhteisö voi kuitenkin määrittää itse näiden raamien sisällä, millä tavoilla tiettyjä toimenpiteitä tehdään. 

Tilintarkastuksissa on toki myös eroja: käytännössä pienen yrityksen, osakeyhtiön tai vaikka yhdistyksen tilintarkastus riippuu prosessin keston osalta siitä, miten laajaa toiminta on ollut. 

 1. Yhtiön tilintarkastus: alustavat toimenpiteet, suunnittelu ja riskien kartoitus 

Kaikki toimeksiannot alkavat alustavilla toimenpiteillä. Aluksi tilintarkastusyhteisössä tutustutaan asiakasyhtiöön sekä otetaan selvää, ketkä yhtiön omistavat, millainen johto yhtiössä on, keitä johtohenkilöiden lähipiiriin kuuluu ja milloin tilintarkastus on suoritettava. Näin voidaan huomioida, että kaikkia yhtiön osakkaita kohdellaan yhdenvertaisesti ja kaikki ajavat yhtiön yhteistä etua. 

Alussa tarkastellaan myös, millainen valvontaympäristö yhtiössä vallitsee. Jos yhtiön liiketoiminta perustuu esimerkiksi myyntiin ja ostamiseen, selvitämme, miten käytävää kauppaa valvotaan yhtiön päässä ja miten toimintaa kontrolloidaan niin, ettei virheitä tapahtuisi. Tai jos virheitä on päässyt jostain syystä tapahtumaan, selvitämme myös, miten ne huomataan. Alustaviin toimenpiteisiin sisältyy lisäksi jonkin verran hallinnollista työtä: alustuksessa esimerkiksi varmistetaan, että yhtiön kaupparekisterimerkinnät on ilmoitettu oikein. Kaikkiaan tarkoituksena on siis saada kattava kuva yhtiön sisäisestä valvonnasta sekä organisoinnista. 

Alustavaan työhön sisältyy lisäksi yhtiön mahdollisten riskien kartoitus. Riski on voimakas sana kuvaamaan yhtiön toimintaan liittyviä, negatiivisesti vaikuttavia tekijöitä, ja etenkin suuremman kokoluokan riskejä toteutuu suhteellisen harvoin; potentiaalisten riskien selvittäminen on liiketoiminnan luotettavuuden kannalta kuitenkin erittäin tärkeää, oli kyseessä sitten pienen tai suuren yhtiön tilintarkastus. 

Riskien ehkäisyyn tehdään toimia tilinpäätöksen erän luonteesta riippuen, ja päämääränä on varmistua, että erä on esimerkiksi ilmoitettu oikeassa suuruudessa ja sijaitsee oikeassa paikassa tilinpäätöksessä. Useimmiten liikevaihto on yhtiössä se toiminnan osa, jonka tarkastamiseen ainakin me JTT:ssä käytämme eniten aikaa, ja liikevaihdon tarkastamisella varmistetaan, ettei siinä ilmene olennaisia väärinkäytöksiä tai epäjohdonmukaisuuksia.  

 Yhtiön tilintarkastuksen alustavissa toimenpiteissä 

• tutustutaan asiakasyhtiöön ja sen hallintoon sekä johtohenkilöstöön 
• tarkastellaan valvontaympäristöä eli sitä, miten yhtiössä valvotaan ja kontrolloidaan liiketoimintaa 
• kartoitetaan mahdolliset riskit eli liiketoimintaan liittyvät negatiiviset tekijät 

 2. Yhtiön tilintarkastus ja olennaisuuden määrittely 

Alustavien toimenpiteiden ja suunnittelun lisäksi ennen varsinaiseen tilintarkastukseen ryhtymistä on tärkeää määrittää, mikä tilintarkastuksessa on olennaista kullekin yhtiölle. Olennaisuus vaihtelee sen mukaan, onko kyseessä pienen vai suuren yhtiön tilintarkastus, ja se voidaan perustaa vaikkapa yhtiön liikevaihtoon, yhtiön pääomaan tai taseeseen ja loppusummaan – eniten määrittelyyn vaikuttaa siis se, millaista yhtiön toiminta kokonaisuutena on. 

Jos kyseessä on esimerkiksi jokin kaupallisen alan yhtiö tai tuotantolaitos, jonka tavoitteena on tuottaa mahdollisimman paljon liikevoittoa, olennaisuus määritellään todennäköisesti tulokseen perustuvista luvuista. Jos taas kyseessä on esimerkiksi sijoitusyhtiö, jolla on taseessaan runsaasti sijoituksia, olennainen osa voi olla liikevaihdon sijaan taseen suuruus.

Tilintarkastaja voi käyttää omaa harkintaansa olennaisuuden määrittelyssä yhtiön luonteesta riippuen. Käytännössä määrittely antaa työhön ne raamit, jotka ohjaavat, mihin tilinpäätöseriin tarkastajan tulee keskittyä ja millä tavoin. 

 Olennaisuus yhtiön tilintarkastuksessa 

• on yhtiöstä riippuvaista ja se vaihtelee yhtiön koon mukaan
• voi olla kaupallisen alan yhtiössä esimerkiksi liikevoitto tai sijoitusyhtiössä taseen suuruus 

 3. Yhtiön tilintarkastustoimenpiteet 

Olennaisuuden määrittämisen myötä päästään itse tilintarkastustyöhön. Riippuu kuitenkin hyvin paljon yhtiön toimialasta ja koosta, mitä kaikkia toimenpiteitä työhön kuuluu sekä millaisin aikavälein sitä tehdään. Suurimmalla osalla yhtiöistä tilikausi on yhtä kuin kalenterivuosi, eli tilinpäätökset päättyvät joulukuun viimeiseen päivään. Tilintarkastustoimet aloitetaan pienemmissä yhtiöissä usein vasta, kun yhtiön tilinpäätös on valmistunut. 

Pienemmissä yhtiöissä tilintarkastus tehdään lähtökohtaisesti kerralla kuntoon, mutta suurempien asiakkaiden kanssa voidaan tehdä myös tilikauden aikaista tarkastusta. Pienen yhtiön tilintarkastuksessa tilanteita voi olla vaikeampi ennakoida, mutta suuremmissa yhtiöissä alustavia toimenpiteitä voidaan tehdä jo esimerkiksi syksyn aikana. Tuloslaskelmasta voidaan tarkastella vaikkapa taseen muutoksia, lainojen ottoa, merkittäviä myyntejä ja ostoja esimerkiksi ensimmäisten yhdeksän kuukauden ajalta. Lisäksi voidaan tehdä ennakoivaa työtä, kuten hallinnon pöytäkirjojen tarkastusta ja tarkastuksen suunnittelua jo ennen vuoden loppua. 

Jos toiminnassa on olennaista juuri liikevaihto, yhtiön tilintarkastuksen tavoitteena on varmistua, että liikevaihtoerä on esitetty oikealla summalla, oikeassa määrässä ja oikealla tilikaudella. Keskeisintä on, että liikevaihdon tuloutus on merkitty oikealle kaudelle. Jos tilinpäätöksen loppuhetki on joulukuun viimeinen päivä, tarkastuksessa varmistetaan, että liikevaihto on esitetty oikein ja kyseiselle tilikaudelle on merkitty sille kuuluvat myynnit suoriteperiaatteen mukaisesti. 

Tarkastustyössä tehdään myös aineistotarkastusta eli katsotaan yhtiöiden myyntilaskuista ja vaikkapa rahtikirjoista, että laskujen tiedot, lähetystiedot ja muut merkinnät ovat virheettömiä. Mikäli yhtiöllä taas on sopimusperusteisia myyntejä, niin tutustutaan yhtiön ja sen asiakkaiden välille laadittuihin sopimuksiin ja huolehditaan, että laskut ja kirjanpidon kirjaukset on laadittu sopimusten mukaisesti. 

 Tilintarkastustoimenpiteet 

• vaihtelevat huomattavasti riippuen toimialasta ja siitä, onko kyse suuren vai pienen yhtiön tilintarkastuksesta 
• tehdään yleensä lähtökohtaisesti kerralla kuntoon, mutta suuremmissa yhtiöissä niitä voidaan tehdä myös tilikauden aikana
• varmistavat, että liikevaihtoerä on oikea summaltaan ja määrältään ja se on merkitty oikealle tilikaudelle 
• sisältävät myös aineistotarkastusta eli esimerkiksi rahtikirjojen ja laskujen merkintöjen varmistusta 

 4. Yhtiön tilintarkastustyön dokumentointi

Tilintarkastustyö on tiukasti lakia noudattavaa työtä, ja sen vuoksi sitä myös valvotaan tarkasti. Laadunvalvontavastuu on siirtynyt keskuskauppakamareilta PRH:lle eli Patentti- ja rekisterihallitukselle, joka määrittää käytännön työssä tehtäviä toimenpiteitä. Siinä missä tilintarkastuksessa varmistetaan asiakasyhtiöiden osalta, että heidän tilinpäätöksensä on esitetty oikein, PRH:n laadunvalvonta varmistaa, että itse tilintarkastajat tekevät työtään vaaditulla tavalla. Työn täytyy siis täyttää oman laadunvalvonnan kriteerit. 

Sujuvan valvonnan sekä ylipäätään työn johdonmukaisuuden ja helpon tarkistamisen vuoksi tilintarkastusta dokumentoidaan jatkuvasti, eli työssä tehtyjä toimia kirjoitetaan niin sanotusti auki. Tarkoituksena on, että kirjattu jälki tehdystä työstä on niin selkeää, että toinen tilintarkastaja pystyisi tarvittaessa päätymään dokumentaation pohjalta samaan lopputulokseen kuin tarkastaja on itse päätynyt. Laatua valvoville tahoille annetaan pääsy tilintarkastuksen kansioihin ja tehtyihin töihin, ja he pystyvät siten lukemaan ja tutkimaan tehtyä työtä. 

Dokumentoinnin määrä on lisääntynyt ja tarkentunut vuosien saatossa: käytännön työssä kirjoitamme tarkasti esimerkiksi, mitkä yhtiön tositteista ja asiakirjoista on tarkastettu ja mitä muita toimenpiteitä niille on tehty. Ohjenuorana onkin perinteisesti ollut, että mitä ei ole dokumentoitu, ei ole tehty. 

 Työn dokumentointi 

• noudattaa tiukasti lakia ja sitä valvotaan tarkasti 
• tarkoittaa tilintarkastustoimenpiteiden kirjoittamista auki, jotta ne ovat selkeästi näkyvillä 
• on lisääntynyt ja tarkentunut vuosien aikana 

 5. Tilintarkastuksen päätteeksi 

Tilintarkastustoimenpiteiden ja dokumentoinnin perusteella tehdään johtopäätökset yhtiön yksittäisistä tilinpäätöseristä ja koko tilinpäätöksestä. Johtopäätöksiin vaikuttaa yhtiölle määritelty olennaisuus – mikäli yhtiön tilintarkastuksessa löytyy pieniä virheitä, ne voidaan jättää huomiotta, mikäli ne eivät vaikuta olennaisesti tilinpäätöksestä annettavaan kuvaan. Jos taas olennaisuudelle merkatut rajat ylittyvät euromääräisesti, ne huomioidaan ja raportoidaan eteenpäin johdolle. 

Yhteenvedossa kootaan kaikki tarkastustoimet yhteen. Johtopäätöksien jälkeen tehtävään yhteenvetoon sisältyy sekä yksittäisten tilinpäätöserien että yhtiön hallinnon toiminnan tarkastus, ja sen perusteella saadaan kokonaiskuva yhtiön toiminnasta – eli lukujen lisäksi myös hallinto on tarkastelun kohteena. Tämä tarkoittaa esimerkiksi hallitusten kokousten ja yhtiökokousten pöytäkirjoihin perehtymistä, minkä myötä varmistetaan, että lakia noudatetaan myös hallinnon puolella.

 Johtopäätökset ja yhteenveto 

• tarkoittavat tilintarkastusprosessin päättäviä toimenpiteitä 
• sisältävät kaikki tarkastustoimet ja kokoavat ne yhteen eteenpäin raportointia varten 
• luovat kokonaiskuvan yhtiön toiminnasta Tilintarkastus on siis tärkeää siksi, että se valvoo yhtiön etua ja antaa varmuutta sekä yhtiölle itselleen että sen sidosryhmille. Esimerkiksi pankit ja sijoittajat haluavatkin usein nähdä yhtiön tilintarkastuskertomuksen, ja luohan se toki asiakkaille ja työntekijöille varmuutta, kun asiat hoidetaan kuten kuuluukin. 

Nyt kun tilintarkastusprosessi on käyty pääpiirteissään läpi, monilla voi olla tilintarkastuksesta sellainen kuva, että työ sisältää korkeita paperipinoja ja kansiokaupalla asiakirjoja, ja laskuja sekä taulukoita tutkitaan loputtomista mapeista. Aiemmin tilinpäätökset ja tärkeät asiakirjat ovatkin olleet hyvin usein paperilla, koska asiakirjoihin on vaadittu eri tahojen allekirjoituksia – eli käsitykset pitänevät ainakin joiltakin osin paikkansa. 

Digitalisoitumisen myötä yhtiön tilintarkastus on kuitenkin siirtynyt lähes kokonaan sähköiseen muotoon, mitä on vauhdittanut myös viime vuosien koronaviruspandemia – etätyön myötä myös asiakirjojen allekirjoittaminen onnistuu nykyään usein sähköisesti niin tilintarkastajien kuin yhtiöidenkin puolelta. Sähköisten järjestelmien ja tunnistautumisen myötä tilintarkastajat pääsevät nykyisin usein myös suoraan asiakkaiden järjestelmiin tutustumaan kirjanpitoon omilla tunnuksillaan.

Kun koko kirjanpitoaineisto on sähköisesti saatavilla, sitä voidaan hyödyntää huomattavasti monipuolisemmin tilintarkastajien analyyseissa, eikä paperiaineistosta tarvitse näpytellä lukemia ensin omiin työpapereihin ja muodostaa analyyseja niiden avulla. Analyyttisen tarkastuksen myötä myös tositetarkastus, kuten esimerkiksi laskujen katsominen, voi vähentyä. 

Lisäksi edellä mainittu valvonnan lisääntyminen on muuttanut työtä merkittävästi, ja kaikki tehtävä työ on valvonnan myötä helpommin näkyvillä kuin ennen. Tämä selkeyttää tilintarkastustoimintaa, minkä lisäksi voidaan varmistua, että työtä tehdään sillä tasolla kuin pitääkin. 

Jos haluat kysyä lisää tilintarkastuksesta tai keskustella vaikkapa oman yhtiösi tai yhdistyksen tilanteesta, ota reilusti yhteyttä. Meidät saat helpoiten kiinni yhteydenottolomakkeella.