Tilintarkastus edessä – nyt on aika varmistaa, mitä aineistoja täytyy olla saatavilla

Usein tilintarkastuksessa tarvittava aineisto on kiitettävästi yrittäjällä hallussa ja tarkastus sujuu hyvin. Toisaalta tilintarkastajalle on tuttua, että poikkeuksiakin saattaa tapahtua. Jouhevasti sujuva tilintarkastus varmistetaan, kun kaikki materiaali on heti saatavilla ja oikeassa muodossa. Tämä näkyy lopulta myös prosessin hinnassa.

Uusien sähköisten järjestelmien myötä tilintarkastus on prosessina helpottunut valtavasti. Usein tarvitsemamme aineistot ovat pitkälti samoja kuin ne, jotka kirjanpitäjä on tilinpäätöstä tehdessä kerännyt. Materiaali on koottu hyvin ja on saatavillamme sähköisessä järjestelmässä. Näin tilintarkastus etenee sujuvasti, eikä muita aineistoja tarvitse juuri kysellä.

Toinen ääripää työssämme on, että tarkastuksessa lähdetään liikkeelle pelkkien kirjanpitoajojen ja reskontralistojen avulla ja asiakas toimittaa erikseen pyytämämme tositteet, esim. myyntilaskut tarkastettavaksi. Tämä työ on huomattavasti hitaampaa kuin työ, jossa kaikki tositteet ovat suoraan käytettävissä.

Käytämme tilintarkastuksessa etenevissä määrin analyyttisiä työkaluja ja automaatiota sen sijaan, että siirtäisimme lukuja enää manuaalisesti tarkastusdokumentaatioon. Toivommekin, että tietyt raportit ovat saatavilla esimerkiksi .xlsx- tai .csv -tiedostomuotoihin. Koronapandemia tyrkkäsi digitalisaatiota vielä entisestään eteenpäin pakon sanelemana. Nyt mapit ja paperiaineisto ovat jo lähes historiaa.

Aineistopyyntilista esittää vähimmäisvaatimukset

Aina vuodenvaihteessa olemme yhteydessä pääsääntöisesti kaikkiin isoihin tilitoimistoihin ja isännöintitoimistoihin, joiden kautta meille tulee asiakkaita ja toimitamme heille aineistopyyntölistat, jotta heillä on tiedossa se, mitä aineistoja tarkastuksessa odotamme näkevämme. Pääsääntöisesti nämä tahot kasaavat aineistot meitä varten.

Tarvittavissa aineistoissa on jonkin verran eroja yhtiömuotojen välillä. Esimerkiksi osakeyhtiöille on omat vaatimuksensa, asunto-osakeyhtiöille omansa, samoin säätiöille ja yhdistyksille. Aineistopyyntölista on se vähimmäisvaatimus, jonka sisällön toivomme ainakin olevan käytössä kun tarkastusta aloitetaan. Sen pohjalta tehdään täsmennyksiä. Joiltakin yrityksiltä voi olla tarpeen saada spesifejä aineistoja liittyen vaikkapa isompiin toteutuneisiin kauppoihin tai uusiin sopimuksiin.

Tilintarkastuksen aineistovaatimuksiin tulee säännöllisen epäsäännöllisesti joitain muutoksia. Voi olla, että haluamme jonain vuonna jonkin uudenlaisen raportin tai aineistoa eri tiedostomuodossa kuin ennen. Esimerkiksi kansallisen tulorekisterin tultua käyttöön muutama vuosi sitten tarvittiinkin tulorekisteristä maksajan palkkatietojen yhteenveto vanhan palkkojen vuosi-ilmoituksen sijaan. Tämän toimittamista ”harjoiteltiin” jokunen aika, mutta nykyisin se kyllä jo tulee asiakkailta ihan kyselemättä.

Sujuvasta tarkastuksesta levollinen mieli myös asiakkaalle

Asiakkaan on hyvä tiedostaa, että tilintarkastajan työhön kuuluu aina tietty ammatillinen skeptisyys. Kaikkeen täytyy suhtautua tarkkaavaisesti. Tämän vuoksi saatamme pyytää toisenlaisia dokumentteja tai vahvistuksia, jotta voimme tehdä tarvittavat tarkastustoimenpiteet ja esimerkiksi vertailla useista lähteistä saatuja tietoja keskenään, kunnes saadaan todennettua, että aineisto ja tilinpäätös kertoo sen minkä pitääkin. Myös asiakas voi olla levollisin mielin, kun on tarkistettu, että tilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan hänen toiminnastaan.

JTT:llä tavoitteena on saada tilintarkastuskertomus asiakkaalle kolmen viikon sisällä siitä, kun aineisto on saatu käyttöömme. Teemme töitä usein päävastuullisen tarkastajan ja avustavien tarkastajien tiimeissä, jolloin avustava tarkastaja tekee rutiiniluonteisia toimenpiteitä ja päävastuullinen tarkastaja voi keskittää asiantuntemuksensa vaativampiin osuuksiin.

Tarkastuksen kestoa kasvattaa, jos työtä joudutaan tekemään pätkissä, eli pyytämään puuttuvia aineistoja. Varsinkin kevään sesonkina toimeksiannot on hyvin tarkkaan aikataulutettu. Jos aineistoa puuttuu, siirrymme seuraavaan toimeksiantoon, jolloin kesken jäänyt toimeksianto saatetaan valmiiksi sopivassa kohdassa kalenteria, jotta muut tarkastukset eivät viivästyisi. Tilintarkastustiimin mahdolliseen yhteydenottoon kannattaa siis reagoida nopeasti.

Tilintarkastuksen kustannuksiin vaikuttaa pitkälti käytetty aika ja aikaan taas se, missä muodossa ja kuinka helposti tulkittavaa meille tuleva aineisto on. Aineistosta riippuu, kuinka nopeasti pääsemme tarkastuksen kanssa etenemään sekä täyttämään puuttuvia kohtia, jos sellaisia löytyy. Pyydettyjen perusaineistojen tulee olla kunnossa, mutta lisäksi on hyvä olla itse aloitteellinen tiedon välittämisessä. Jos

yrityksessä on tilikauden aikana tehty esimerkiksi merkittäviä päätöksiä tai uudistuksia, tilintarkastaja kannattaa pitää muutoksissa mukana. Paitsi että se sujuvoittaa tilintarkastusta, meiltä löytyy apua ja neuvoja moninaisiin tilanteisiin. Palvelujamme voi käyttää ennakoivasti jo tilikauden aikana, eikä vasta tilikauden päätyttyä. Toki annamme mielellämme myös myöhemmin palautetta tilintarkastusprosessin pohjalta.

Toimialakohtaiset aineistopyyntölistamme löydät täältä.

Tai ota meihin yhteyttä lomakkeella, jos sinulle heräsi muita kysymyksiä.