Tietosuojaseloste

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa kuva siitä, mitä ja millä perusteella henkilötietoja kerätään ja käsitellään sekä mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään Joensuun Tilintarkastus Oy:ssä. 

Joensuun Tilintarkastus Oy (jäljempänä JTT) suojaa rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679). Henkilötiedolla tarkoitetaan luonnollista henkilöä (rekisteröity) koskevia tietoja, joista hänet voidaan suorasti tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin JTT:n tilintarkastusyhteisön tarjoamiin palveluihin. Lisäksi tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten uusien asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat pyytäneet tarjousta tai muulla tavoin ilmaisseet kiinnostuksensa JTT:n tarjoamia palveluita kohtaan. Tietosuojaselostetta sovelletaan myös JTT:n yhteistyökumppaneiden ja alihankkijoiden toimesta suoritettavaan henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisterinpitäjä

Joensuun Tilintarkastus Oy
Tilintarkastusyhteisö
Siltakatu 18, 4.krs
80100 JOENSUU

Y-tunnus: 0712332-9
Puh. 0400 344 220
etunimi.sukunimi@jtt.fi
toimisto@jtt.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Petri Makkonen, toimitusjohtaja
puh. 040 741 9963
petri.makkonen@jtt.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn edustaman yhtiön välinen sopimussuhde, joka perustuu JTT:n tarjoaman palvelun tuottamiseen. Henkilötietoja kerätään ja käsitellään sekä ajantasaista (yritys)asiakasrekisteriä ylläpidetään lisäksi lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi, palveluiden turvallisuuden varmistamiseksi, riskienhallintaan sekä väärinkäytösten estämiseksi ja selvittämiseksi. Henkilötietojen käsittely asiakassuhteen ylläpitämiseksi ja hoitamiseksi perustuu JTT:n oikeutettuun etuun. 

Alkuvuodesta 2021 yrityksemme omistuspohja laajeni, kun Pauli Huusko ja Antti Pekkarinen kutsuttiin osakkaiksi. Pauli oli tätä ennen toiminut yrityksessämme tilintarkastuksen asiantuntijana usean vuoden ajan. Antin mukaan tulon myötä aloitimme laajentamaan palveluitamme yritysjärjestelyiden ja neuvonannon osalta. Laajennetun palvelutarjonnan avulla pyrimme vastaamaan yritysten kasvaviin tarpeisiin.

Tietosisältö ja tietolähteet 

Asiakasrekisteriin sekä asiakaskansioihin tallentuu pääsääntöisesti sekä asiakkaan antamaa tietoa että palvelun yhteydessä kerättävää tai muutoin muodostuvaa tietoa.

  • Yhteystietoja ja tunnistamistietoja: luonnollisten henkilöiden etu- ja sukunimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilötunnus, syntymäaika. Mahdollisesti tarvittaessa tallennetaan myös selvityksiä liiketoimeen liittyvien varojen alkuperästä, passin tai ajokortin tai muun henkilöllisyystodistuksen kopiot.

Tietolähteet:

  • henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyiltä itseltään sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas tai esimerkiksi asiakkaan tilitoimisto luovuttaa tietoja. Lisäksi asiakkaan kirjanpito- ja muusta tilintarkastuksessa tarvittavasta aineistosta ilmeneviä henkilötietoja voi tallentua rekisterinpitäjän asiakaskansioihin, siltä osin kuin niiden tallentaminen on tarpeellista tilintarkastuksen toimeksiannon toteuttamiseksi. Emme käsittele tai tallenna asiakkaidemme ns. arkaluonteisia tietoja.
  • Keräämme tarvittaessa asiakkaita koskevia tietoja myös viranomaisten pitämistä rekistereistä sekä muista julkisista ja luotettavista lähteistä. Esim. Suomen Asiakastieto Oy:n sekä Patentti- ja rekisterihallituksen rekistereistä sekä Yritystietojärjestelmästä saatavaa tietoa, jotka voivat sisältää yritysten vastuuhenkilöiden henkilötietoja. 

Tietojen luovutus- ja suojausperiaatteet 

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille. Erityistapauksissa henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa tai oikeuttamissa tilanteissa. 

Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan niiden asianmukainen turvallisuus. Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan JTT:n henkilökunnalla, joiden työtehtävät edellyttävät näiden tietojen käsittelyä. Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn turvaamiseksi. Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä tahoja sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus työsopimuslain sekä erillisten sopimusten salassapitoehtojen perusteella. 

Tietojen säilytysaika

Poistamme ja hävitämme tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot asiaan kuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kuitenkin mm. kirjanpitolain ja muiden lakien velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään em. ajanjaksoa pidempään.

Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa ja pyyntöä esitettäessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä. Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisesti. Tietojen tarkastuspyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti ja niihin vastataan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai henkilön pyynnöstä. Oikaisupyyntö on tehtävä kirjallisesti. 

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä silloin kun se perustuu oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja, suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Kielto tulee osoittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle.